Maintenir l’activité et prévoir l’imprévu de vos abonnements en cas d’urgence
Les événements tragiques de Janvier 2015 soulignent la fragilité des éditeurs de presse lors de moments difficiles, notamment autour de la logistique et de la gestion des abonnements. Des éléments extérieurs peuvent interrompre notre travail, ou bien l’accès à nos données. Quelques précautions peuvent aider les éditeurs a faire face à la gestion d’abonnements presse en urgence.
Sauvegarder ses abonnements en amont
En premier, prévoyez toujours une sauvegarde de votre base de données abonnements / prospections / annonceurs. Pour garder votre base de données au chaud, vous pouvez investir dans un logiciel de gestion en mode web services, ou effectuer des mises à jour quotidien de votre base qui seront stockés ailleurs que dans vos locaux. Si vous n’avez pas peur de cela, vous pouvez stocker vos données dans le cloud ou bien, pour ceux qui souhaitent savoir exactement où se trouvent leurs données, sur des serveurs dédiés chez des sociétés de stockage. Le bon vieux CD à la maison peu aussi faire l’affaire, mais cette solution s’automatise plus difficilement que les autres. En plus de la base de données, vous pouvez aussi sauvegarder une copie des derniers fichiers de routage, vos tableaux de bord, un exemplaire de chaque document marketing et une copie de chaque courrier type (relances, factures, devis…). Pour cette dernière sauvegarde, la solution DropBox fait très bien l’affaire.
Sécuriser les informations clés
Si vous avez effectué un audit d’abonnement, vous avez certaines informations stratégiques concernant vos clients et lecteurs. Outre ces données, n’oublier pas de noter, a plusieurs endroits sécurisés un listing de tous les logiciels et leur code d’activation, ainsi que l’ensemble des URL des sites nécessaires à votre activité quotidienne, leurs log in et mots de passe (banque en ligne, back office du site web, accès au logiciels d’e-mailing….). Le cerveau humain exploite le contexte pour les souvenirs, ce qui explique qu’un login et mot de passe que nous utilisons au quotidien sur un site disparait de notre mémoire quand on essaie d’y accéder avec l’ordinateur d’un autre… La création et sauvegarde de ces petits listes est pénible à faire, mais c’est quelques heures (voir minutes) de travail qui peuvent bien vous aider par la suite. En espérant, bien évidemment, que vous n’ayez jamais à vous en servir.
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